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スタッフ管理に「日報」を導入しようと思うのですが古いですか?

スタッフの行動管理を強化するために色々検討したのですが、やはり日報を提出してもらうのが有効かと思います。とはいえ古い手法なので導入を悩んでいます。

「計画」と「結果」のチェックツールとして活用してみましょう!

ズバッ!と回答

◯日報…。管理される側としてはこれほど嫌なツールは無いかもしれませんね。逆に、管理する側としては、この少し懲罰的な(苦笑)ツールには魅力を感じてしまうのかもしれません。日報を出させる、という言われ方をするあたり、このツールの持つ意味が感じ取れそうです。

◯とはいえ、日報自体が悪いのではなく、その目的や効果をはっきり決めないまま使い始めるので長続きしないんだと思います。わが社は日報ではなく、お客さまとのやり取りやスタッフ間のやりとりについて、日々膨大なデータを記録することをルール化していますが、そのことに苦痛を感じているスタッフはいないと思います。日報ではなく「ログ」とかっこよく呼んでいるのもその理由かもしれませんね(冗談です 笑)

◯恐らく、日報が敬遠されて長続きしないのは、それが「成果報告」を兼ねているからだと思います。毎日毎日そんなに成果はでないですよね。にも関わらず、成果的なことが記載できないとなんとなく心苦しい、そのうち少し内容を盛ってしまう、それがだんだんとエスカレートして…、というような負のスパイラルに陥ってしまうことも少なくないでしょう。

◯とはいえ、日々の行動を効果的なものにするには、やはり毎日の活動をしっかり振りかえることが重要です。マネージャーや先輩が、まだ非効率な部下にアドバイスするためにも、行動が共有できる日報は貴重なツールです。どうせやるなら有効活用したいと思いますので、少しコツをお伝えしたいと思います。

◯それは、結果だけではなく、「計画」も記載すること。日報というと、外回りから帰ってきてからその日あったことを思い出して書くようなイメージがありますが、それではその日の行動が計画通りだったかどうかがわかりません。成果を上げるためにまず重要なのは、「正しい計画」をその通りに「実行」できたかどうかです。その確認をセットで行うことなくして評価はできませんよね。

◯そのためには、年間計画、月間計画、週間計画、当日の計画を立てる必要があります。日々の行動の計画が、年間計画をブレイクダウンしたものであることは常に意識しておきたいですよね。それを意識せずに、ただ日々の行動結果だけを評価しても意味がありませんから。

いかがでしょうか。まずは当日の「計画」と「結果」の日報から始めてみることをおすすめします。

Vol.92 2017.09