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ダラダラした会議をしないようにするには?

社内会議をやるものの、いつもダラダラした感じになってしまいます。予定時間も大幅に超過することもあります。良い会議をおこなう方法はありませんか?

5つの事前準備と4つのチェックポイントを実施しましょう!

ズバッ!と回答

◯スケジュール表を見ればいつも「会議」の文字が。何かにつけて会議会議で、結局何のための会議だったかもわからず、またダラダラとして結論が出ない、といったことは少なくないようです。映画シン・ゴジラでも、日本独特の会議の模様が多かったですよね(笑)。

◯うまくいかない会議の典型は、各人が思いつくままに発言する「放任型」、参加者が多い割にあまり発言しない「沈黙型」、終了時間が不明確でいつまでも続く「ダラダラ型」などがあります。この3つがすべてひとつの会議で行われたら、それはもう地獄ですよね…。

◯そんな会議ではなく、ピリッと短時間で効果のある会議を行うにはどうすればいいのでしょうか。それはズバリ、5つの事前準備と4つのチェックポイントを意識することです。

◯5つの事前準備は以下のとおりです。
1. 目的、ゴールを決める
2. 課題を明確にする
3. 出席者を絞り込む
4. 資料を事前に送付する
5. 事前に資料を読み込み、自分の考えを整理しておく

◯なんら特別なことを書いてはいませんが、これらを“事前に”準備することがとても重要です。ほとんどの会議は、その場でこれらを共有するケースが多いのでダラダラしてしまうんですよね。実際はこれらさえ共有されないまま会議が始まることが少なくないでしょう。

◯どれもこれも大事な要素ではありますが、特に3には注意が必要です。“念のため”に集められた参加者が、何も発言しなかったり、会議の場の空気を壊してしまいがちです。参加する本人も、「(なぜ自分が参加しなくちゃいけないんだよ…)」って思ってるはずですから。

◯5つの事前準備をふまえて、当日意識する4つのチェックポイントは以下のとおりです。
1. 改めて会議の目的、ゴールを共有する
2. 議題、時間配分を確認する
3. 会議後に、合意事項を確認する
4. 次のアクションと責任者を確認する

◯会議当日も、必ず行うのは目的とゴールの共有です。会議はこれが最も大事なことなので、事前配布資料を見ながら再確認したいですね。その上で、時間配分を決めることはとても重要です。これが無いと、結局はダラダラとした会議になってしまいます。

◯会議後の合意事項、次回の宿題確認も重要です。会議したことで満足し、決まったことがうやむやになってしまうことは案外多いものです。できればきちんと書面に残して、参加者と関係者に共有しておきましょう。

いかがでしょうか。いまさら当たり前と思わず、自社の会議が原理原則に沿っているかを今一度確認してみるといいかもしれませんね。

Vol.84 2017.01